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jueves, 17 de marzo de 2016
Determinar los Hallazgos
Concepto
El hallazgo de auditoría es un hecho relevante que se constituye en un resultado determinante en la evaluación de un asunto en particular, al comparar la condición [situación detectada] con el criterio [deber ser]. Igualmente, es una situación determinada al aplicar pruebas de auditoría que se complementará estableciendo sus causas y efectos.
Dentro del proceso de la auditoría, la atención se centra en la determinación y validación de hallazgos especialmente con connotación fiscal, ya que éstos fundamentan en buena parte la opinión y conceptos del auditor.
Los hallazgos se constituyen en un aspecto importante en los resultados de la auditoría, toda vez que el análisis profesional y objetivo refleja la situación del auditado.
La aplicación de técnicas y procedimientos permite al auditor encontrar hechos o situaciones que impactan el desempeño de la organización; estas técnicas y procedimientos se aplican sobre información, casos, situaciones, hechos o relaciones específicas.
La evidencia que sustenta un hallazgo debe estar disponible y desarrollada en una forma lógica, clara y objetiva, en la que se pueda observar una narración coherente de los hechos.
Los procedimientos realizados se deben documentar en los papeles de trabajo.
Evidencia del Hallazgo
Características y requisitos del hallazgo
La determinación, análisis, evaluación y validación del hallazgo debe ser un proceso cuidadoso, para que éste cumpla con las características que lo identifican, las cuales exigen que éste debe ser:
Característica / Requisito Concepto
· Objetivo: El hallazgo se debe establecer con fundamento en la comparación entre el criterio y la condición.
· Factual (de los hechos, o relativo a ellos) Debe estar basado en hechos y evidencias precisas que figuren en los papeles de trabajo. Presentados como son, independiente mente del valor emocional o subjetivo.
· Relevante: Que la materialidad y frecuencia merezca su comunicación e interprete la percepción colectiva del equipo auditor.
· Claro: Que contenga afirmaciones inequívocas, libres de ambigüedades, que esté argumentado y que sea válido para los interesados.
· Verificable: Que se pueda confrontar con hechos, evidencias o pruebas.
· Útil: Que su establecimiento contribuya a la economía, eficiencia, eficacia, equidad y a la sostenibilidad ambiental en la utilización de los recursos públicos, a la racionalidad de la administración para la toma de decisiones y que en general sirva al mejoramiento continuo de la organización.
Seis aspectos a tener en cuenta para validar el hallazgo
Una debilidad o diferencia que en principio constituye una observación de auditoría y que potencialmente pueda convertirse en hallazgo deberá agendarse, debatirse y analizarse en mesa de trabajo. Para que el equipo auditor tenga seguridad en la realidad del hallazgo, la información que lo soporta, los presuntos responsables y las conclusiones alcanzadas, en mesa de trabajo se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:
Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio;
• Verificar y analizar la causa y el efecto de la observación;
• Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia;
• Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad;
• Comunicar y trasladar al auditado las observaciones;
• Evaluar y validar la respuesta.
Los cuatro primeros aspectos se surten en la fase de ejecución y los dos restantes, en la fase de informe.
Para la modalidad de la auditoría exprés, cuando la contraloría territorial prescinda del informe preliminar, los seis aspectos para validar los hallazgos se surtirán en la fase de ejecución.
Este análisis involucra la evaluación de las diferencias entre la condición y los criterios de auditoría, incluyendo las causas principales y la recopilación de evidencia.
En el análisis el auditor debe tener en cuenta que:
Las causas y los efectos estén interrelacionados y que el conocimiento de uno ayuda a comprender mejor el otro; por ejemplo, conocer el sistema de administración o manejo de los recursos humanos ayuda a entender su punto de eficiencia.
Cualquier efecto adverso debe ser cuantificado cuando el caso así lo exija.
Las causas o los efectos pueden ser un hecho aislado o patrón que indique potencialmente la ineficiencia del control fiscal interno.
Las causas pueden ser externas al auditado.
Hasta donde sea posible, la relación causa - efecto debe ser lo suficientemente clara. La labor de supervisión debe asegurar que las evidencias que apoyen hallazgos y resultados del análisis de causa y efecto, sean discutidas en mesa de trabajo y con los niveles adecuados de la administración del auditado.
Determinar y evaluar la condición y compararla con el criterio
Consiste en establecer y reunir los hechos deficientes relativos a la observación, mediante el debate y la valoración de la evidencia en mesa de trabajo, para responder el qué, el cómo, el dónde y el cuándo de la ocurrencia de los hechos o situaciones. Este análisis incluye la comparación de operaciones con los criterios o requerimientos establecidos.
La condición es la situación encontrada en el ejercicio del proceso auditor con respecto a las operaciones, actividades o procesos desarrollados por el ente auditado. De la comparación entre “lo que es - ser” -condición- con “lo que debe ser” -criterio- , se pueden tener los siguientes comportamientos:
• Se ajusta a los criterios.
• No se ajusta a los criterios.
Cuando la condición está acorde con el criterio se considera que el auditado está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos institucionales.
Cuando la condición no se ajusta a los criterios se considera que el auditado no está cumpliendo con la normatividad, políticas y parámetros establecidos para el desarrollo de su misión y objetivos institucionales.
Toda desviación resultante de la comparación entre la condición y el criterio se identifica como una observación, la que es entendida como el primer paso para la constitución de un hallazgo. En la evaluación de condiciones y criterios o normas, juega un papel importante el juicio profesional, la experiencia, los antecedentes y la pericia del equipo auditor y por los fallos proferidos anteriormente por hechos de iguales o similares al caso objeto de estudio.
Este procedimiento debe ser realizado cada vez que el auditor culmina su prueba de auditoría y debe quedar documentado en los papeles de trabajo.
Verificar y analizar las causas y efectos de la observación
Una vez detectada la observación, el auditor debe establecer las causas ó razones por las cuales se da la condición, es decir, el motivo por el que no se cumple con el criterio. Sin embargo, la simple observación de que el problema existe porque alguien no cumplió el deber ser, no es suficiente para configurar un hallazgo.
El auditor debe identificar, revisar y comprender de manera imparcial las causas de la observación antes de dar inicio a otros procedimientos. Es importante saber el origen de la situación adversa, por qué persiste y sí existen procedimientos internos para evitarla.
Generalmente, una debilidad del control fiscal interno hace que aparezca una deficiencia que al no ser corregida desencadene en nuevas deficiencias. Al comprender la causa de la observación, frecuentemente se pueden identificar otros problemas que requerirán que el auditor complemente su examen.
Las causas más recurrentes de problemas detectados en la administración pública son:
• Deficiencias en la comunicación entre dependencias y funcionarios. Esta deficiencia es aún más grave cuando los problemas de comunicación se dan desde el nivel directivo hacia el nivel ejecutor.
· Falta de conocimiento de requisitos.
· Procedimientos o normas inadecuadas, inexistentes, obsoletas o poco prácticas.
· Uso ineficiente de los recursos.
· Debilidades de control que no permiten advertir oportunamente el problema.
· Falta de delegación de autoridad.
· Falta de capacitación.
· Falta de mecanismos de seguimiento y monitoreo.
Dentro del proceso de evaluación del auditado es necesario considerar la relación que existe entre las causas y los efectos de un hecho o situación determinada, por cuanto le facilita a su administrador implementar las acciones correctivas o preventivas que le permitan mejorar la gestión y los resultados.
Los efectos de una observación se entienden como los resultados adversos, reales o potenciales, que resultan de la condición encontrada; normalmente representa la pérdida en dinero, bajo nivel de economía y eficiencia en la adquisición y utilización de los recursos o ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Una deficiencia significativa puede definirse como una omisión, error o irregularidad que genera resultados adversos para el ente o asunto auditado y desconfianza en sus actuaciones; pueden encontrarse en diferentes áreas, ciclos o actividades del auditado.
Al emitir un juicio u opinión, se deben considerar las circunstancias que rodean al auditado, como su naturaleza, organización y el ambiente en que éste opera, las cuales en muchas ocasiones determinan la ocurrencia de errores, irregularidades u omisiones.
Algunos efectos pueden ser:
• Uso ineficiente de recursos.
• Pérdida de ingresos potenciales.
• Incremento de costos.
• Incumplimiento de disposiciones generales.
• Inefectividad en el trabajo (no se están realizando como fueron planeados).
• Gastos indebidos.
• Informes o registros poco útiles, poco significativos o inexactos.
• Control inadecuado de recursos o actividades.
• Ineficacia causada por el fracaso en el logro de las metas.
Los papeles de trabajo de respaldo deben demostrar los efectos en la forma más específica posible, basándose en comprobaciones, comparaciones, documentos de la entidad, informes de auditoría interna u otras fuentes
Evaluar la suficiencia, pertinencia y utilidad de la evidencia
La validez de una observación depende de su importancia relativa. La importancia de un hallazgo se juzga, generalmente, por su efecto. Además, es necesario evaluar si las situaciones adversas son casos aislados o recurrentes y para este último caso indicar su frecuencia. Los efectos, actuales o potenciales, pueden exponerse frecuentemente en términos cuantitativos, tales como unidades monetarias, tiempo o número de transacciones. Cualquiera sea el uso de los términos, la observación debe incluir datos suficientes que demuestren su importancia. El análisis del auditor no solo debe incluir el efecto inmediato, sino los potencialmente de largo alcance, sean éstos tangibles o intangibles.
En cuanto sea posible, los auditores deben determinar los efectos financieros o pérdida causada por una deficiencia identificada. Esto demuestra la necesidad de implementar y argumentar los conceptos y opiniones emitidos en el informe.
Identificada la observación de auditoría, es necesario establecer con qué frecuencia ocurre la deficiencia e irregularidad y aunque ésta no sea recurrente, individualmente considerada puede tener gran importancia, en términos de naturaleza, magnitud o riesgo potencial.
Así, una condición adversa percibida en un programa relativamente nuevo puede no ser recurrente aún, pero podría tener implicaciones o posibilidades más importantes si no se elimina.
En el análisis deben tenerse en cuenta la suficiencia, pertinencia y utilidad de las evidencias.
Para cada observación se hace necesario evaluar la suficiencia y pertinencia de la evidencia que la respalda y si ésta no cumple con estos requisitos es necesario realizar procedimientos adicionales de auditoría, ya sea que el auditor se encuentre evaluando controles o efectuando pruebas sustantivas. La evidencia obtenida a través de distintas fuentes y técnicas, cuando lleva resultados similares, generalmente proporciona un mayor grado de confiabilidad.
Durante una auditoría es usual que se presente la incertidumbre sobre la necesidad de recopilar evidencia adicional para tener seguridad en la validez de las conclusiones. En este caso es necesario tener en cuenta, frente a cualquier decisión, la relación costo/beneficio. La validez de la evidencia depende de las circunstancias en que se obtienen y la confianza que pueda dar al auditor.
Identificar servidores responsables del área y líneas de autoridad
Una vez analizada la observación, el auditor debe identificar los responsables directos o indirectos de ejecutar las operaciones, así como los niveles de autoridad y responsabilidad con los cuales haya relación directa frente a la observación formulada, especialmente cuando se considera que ésta puede tener incidencia fiscal, penal, disciplinaria u otras, con el propósito de obtener la información necesaria para los trámites posteriores.
Los manuales de funciones y reglamentos internos, así como los objetivos concertados para la evaluación de desempeño y las órdenes de servicio o contratos de prestación de servicios, según la situación evaluada, son fuente importante para que el auditor determine las líneas de autoridad y la responsabilidad.
Comunicar y trasladar al auditado las observaciones
Una vez logrado el consenso en mesa de trabajo frente al análisis y alcance de las observaciones de auditoría, éstas deben ser comunicadas al auditado, en el informe preliminar, para que éste presente los argumentos y soportes pertinentes. Este es el momento en que auditado dentro del proceso auditor tiene la oportunidad de ejercer plenamente el derecho de contradicción.
Las observaciones deben incluir las presuntas incidencias que hayan sido validadas en mesa de trabajo por el equipo auditor.
Evaluar y validar la respuesta del auditado
La respuesta del auditado a las observaciones comunicadas, puede, en ocasiones, develar que en ejercicio de su discrecionalidad la administración toma decisiones con las cuales el auditor puede no estar de acuerdo. No deben ignorarse dichas decisiones, pues es posible que se hayan tomado basadas en hechos razonables en su momento.
Se debe, en la medida de lo posible, procurar puntos de vista coincidentes, tanto del auditor como de los funcionarios correspondientes, acerca del análisis sobre ocurrencia de los hechos; aunque persistan desacuerdos en cuanto a los motivos, importancia y necesidad de medidas correctivas en estas circunstancias, las conclusiones deben basarse en los resultados o el efecto de la decisión.
NORMA INTERNACIONAL DE AUDITORÍA 210
ACUERDO DE LOS TÉRMINOS DEL ENCARGO DE AUDITORÍA:
Alcance de esta NIA
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de las responsabilidades que tiene el auditor al acordar los términos del encargo de auditoría con la dirección y, cuando proceda, con los responsables del gobierno de la entidad. Ello incluye determinar si concurren ciertas condiciones previas a la auditoría cuya responsabilidad corresponde a la dirección y, cuando proceda, a los responsables del gobierno de la entidad. La NIA 2201trata de los aspectos relacionados con la aceptación del encargo que se encuentran bajo control del auditor
Objetivo
El objetivo del auditor es aceptar o continuar con un encargo de auditoría únicamente cuando se haya acordado la premisa sobre la que la auditoría se va a realizar mediante:
a) la determinación de si concurren las condiciones previas a una auditoría; y
b) la confirmación de que existe una comprensión común por parte del auditor y de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad acerca de los términos del encargo de auditoría.
Definiciones:
A efectos de las NIA, el siguiente término tiene el significado que figura a continuación:
· Condiciones previas a la auditoría: utilización por la dirección de un marco de información financiera aceptable para la preparación de los estados financieros y conformidad de la dirección y, cuando proceda, de los responsables del gobierno de la entidad, con la premisa2 sobre la que se realiza una auditoría.
· A efectos de esta NIA, las referencias a “la dirección” deberán interpretarse en lo sucesivo como referidas a “la dirección y, cuando proceda, los responsables del gobierno de la entidad”.
Requerimientos
Condiciones previas a la auditoría
Para determinar si concurren las condiciones previas a la auditoría, el auditor: (a) determinará si el marco de información financiera que se utilizará para la preparación de los estados financieros es aceptable;
(b) obtendrá la confirmación de la dirección de que ésta reconoce y comprende su responsabilidad en relación con: (Ref: Apartados A11–A14, A20)
Acuerdo de los términos del encargo de auditoría
El auditor acordará los términos del encargo de auditoría con la dirección o con los responsables del gobierno de la entidad, según corresponda. (Ref: Apartado A21)
Sin perjuicio de lo establecido en el apartado 11, los términos del encargo de auditoría acordados se harán constar en una carta de encargo u otra forma adecuada de acuerdo escrito, e incluirán:
Las responsabilidades del auditor;
Las responsabilidades de la dirección;
La identificación del marco de información financiera aplicable para la preparación de los estados financieros; y
Una referencia a la estructura y contenido que se espera de cualquier informe emitido por el auditor y una declaración de que pueden existir circunstancias en las que el contenido y la estructura del informe difieran de lo esperado.
Auditorías recurrentes
En las auditorías recurrentes, el auditor valorará si las circunstancias requieren la revisión de los términos del encargo de auditoría y si es necesario recordar a la entidad los términos existentes del encargo de auditoría.
Aceptación de una modificación de los términos del encargo de auditoría
El auditor no aceptará una modificación de los términos del encargo de auditoría si no existe una justificación razonable para ello.
Si, antes de finalizar el encargo de auditoría, se solicita al auditor que convierta el encargo de auditoría en un encargo que ofrezca un menor grado de seguridad, el auditor determinará si existe una justificación razonable para ello.
Si se cambian los términos del encargo de auditoría, el auditor y la dirección acordarán y harán constar los nuevos términos del encargo en una carta de encargo u otra forma adecuada de acuerdo escrito.
Si el auditor no puede aceptar un cambio de los términos del encargo de auditoría y la dirección no le permite continuar con el encargo de auditoría original, el auditor procederá del siguiente modo:
a) renunciará al encargo de auditoría, si las disposiciones legales o reglamentarias aplicables lo permiten; y
b) Determinará si existe alguna obligación, contractual o de otro tipo, de informar de las circunstancias a otras partes, tales como los responsables del gobierno de la entidad, los propietarios o las autoridades reguladoras.
Guía de aplicación y otras anotaciones explicativas
Alcance de esta NIA
Los encargos que proporcionan un grado de seguridad, entre los que se incluyen los encargos de auditoría, sólo podrán aceptarse cuando el profesional ejerciente considere que se cumplirán los requerimientos de ética aplicables, tales como la independencia y la competencia profesional, y cuando el encargo presente determinadas características.7 Las responsabilidades del auditor con respecto a los requerimientos de ética en el contexto de la aceptación de un encargo de auditoría, y en la medida en que se encuentren bajo el control del auditor, se tratan en la NIA 2208. La presente NIA trata de las cuestiones (o condiciones previas) que están bajo control de la entidad y sobre las que es necesario que el auditor y la dirección de la entidad alcancen un acuerdo.
· NIA 260 - Comunicaciones de Asuntos de Auditoría con los encargados del Gobierno Corporativo
Esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) trata de la responsabilidad que tiene el auditor de comunicarse con los responsables del gobierno de la entidad en una auditoría de estados financieros. Aunque la presente NIA se aplica con independencia de la dimensión o estructura de gobierno de la entidad, su aplicación presenta particularidades cuando todos los responsables del gobierno de la entidad participan en su dirección, y en el caso de entidades cotizadas. Esta NIA no establece requerimientos relativos a la comunicación del auditor con la dirección de una entidad o con sus propietarios a menos que sean a la vez responsables del gobierno de la entidad.
La función de la comunicación:
Esta NIA se centra principalmente en las comunicaciones del auditor a los responsables del gobierno de la entidad. Sin embargo, una comunicación recíproca eficaz es importante para facilitar:
a) Al auditor y a los responsables del gobierno de la entidad la comprensión de los asuntos relacionados con la auditoría en su contexto, y el desarrollo de una relación de trabajo constructiva. Esta relación debe desarrollarse manteniendo la independencia y objetividad del auditor;
b) al auditor, la obtención de los responsables del gobierno de la entidad de la información necesaria para la realización de la auditoría. Por ejemplo, los responsables del gobierno de la entidad pueden facilitar al auditor el conocimiento de la entidad y su entorno, y la identificación de las fuentes adecuadas de evidencia de auditoría, así como proporcionarle información sobre transacciones o hechos específicos; y
c) a los responsables del gobierno de la entidad el cumplimiento de su responsabilidad de supervisar el proceso de información financiera, reduciendo así los riesgos de incorrección material en los estados financieros
Objetivos:
a) La comunicación clara a los responsables del gobierno de la entidad de las responsabilidades del auditor en relación con la auditoría de estados financieros, así como una descripción general del alcance y del momento de realización de la auditoría planificados;
b) La obtención de los responsables del gobierno de la entidad de la información necesaria para la auditoría:
c) La comunicación oportuna a los responsables del gobierno de la entidad de los hechos observados que sean significativos y relevantes en relación con su responsabilidad de supervisión del proceso de información financiera; y
d) El fomento de una comunicación eficaz recíproca entre el auditor y los responsables del gobierno de la entidad.
El auditor deberá obtener evidencia de que la administración reconoce su responsabilidad por la presentación razonable de los Estados Financieros de acuerdo con el marco de referencia relevante para informes contables y que ha aprobado los Estados Financieros. El auditor puede tener evidencia del reconocimiento de la administración de dicha responsabilidad y aprobación en minutas importantes de juntas del consejo de directores u organismo similar u obteniendo una representación por escrito de la administración o una copia firmada de los Estados Financieros. Teniendo en cuenta que las representaciones orales o escritas obtenidas de la entidad podrían no ser confiables, es conveniente sustentarlas mediante evidencias.
La Carta de Gerencia viene a ser el documento obtenido por la Sociedad de Auditoría, a través del cual el titular de la entidad auditada y/o el nivel gerencial competente (Gerente General, Gerente Regional o Gerente Municipal) reconoce haber puesto a disposición de la comisión de auditoría toda información requerida, así como haber obtenido manifestaciones o cualquier hecho significativo ocurrido durante el período del examen realizado.
Según la NIA 580. Representaciones de la gerencia
El auditor debe obtener evidencia respecto de que la dirección del ente reconoce su responsabilidad sobre la presentación razonable de los estados financieros de acuerdo con las normas contables vigentes y que los ha aprobado debidamente. Para ello, el auditor debe obtener una carta de representación escrita de la dirección que incluya las afirmaciones significativas, tanto explícitas como implícitas, que contienen los estados financieros, cuando ninguna otra evidencia apropiada es razonable pensar que pueda existir. Por ello, esta carta no sustituye los procedimientos de auditoría que debe efectuar el auditor.
Si la dirección se rehusara a proporcionar esta carta de representación ello constituiría una limitación al alcance del trabajo y, por lo tanto, el auditor debería emitir una opinión con salvedad indeterminada o abstenerse de opinar. En tales casos, el auditor debe evaluar la confianza que ha depositado en otras representaciones hechas por la administración durante el curso de su examen y considerar tal negativa puede tener efectos adicionales sobre su dictamen.
Las posibilidades de interpretaciones equivocadas entre el auditor y la administración se reducen cuando las manifestaciones verbales son confirmadas por escrito por la administración.Por otro lado, las manifestaciones vertidas por la administración o gerencia constituyen una de las fuentes de evidencia de auditoría más significativas. Estas manifestaciones se efectúan verbalmente a lo largo de la auditoría en respuesta a determinadas interrogantes y, por escrito al concluirse, a través de una Carta de Representación es necesario discutir su contenido con los funcionarios apropiados con suficiente tiempo, para reducir la posibilidad de enfrentarse con el rechazo de la gerencia a suministrar información y documentación.
ü Obtener el reconocimiento expreso de parte de la entidad de la responsabilidad de los Estados Financieros, de que no existan asuntos considerables o de materialidad que puedan afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
ü Confirmar la evidencia corroborativa de las afirmaciones o reconocimientos dentro y fuera de la entidad.
ü Confirmar las aseveraciones orales y escritas proporcionadas por la entidad examinada.
ü Evaluar si las representaciones, afirmaciones, hechas por la administración son razonables y congruentes con otras evidencias obtenidas incluyendo otras afirmaciones.
ü Tomar en consideración si las personas que representan a la entidad pueden ser consideradas bien informadas sobre los asuntos pertinentes de la auditoría.
La Carta de Gerencia o Carta de Representación deberá ser formulada en papel membretado de la entidad y firmada por funcionarios de nivel jerárquico adecuado (Gerente General, Gerente Regional, Gerente Municipal, etc.), los cuales tienen pleno conocimiento y son responsables de los asuntos que dicha de la carta indica.
¿Qué debe contener la Carta de Gerencia?ü El alcance y contenido de la Carta de Gerencia debe reflejar las manifestaciones reales, debiéndose ajustar a las circunstancias específicas de cada auditoría. Por lo general, debe contener los siguientes aspectos:
ü Declaración de la administración o gerencia sobre su responsabilidad en la preparación de los Estados Financieros.
ü Reconocimiento de la disponibilidad y entrega de todos los registros, documentos y libros de contabilidad.
ü Declaración formal, que no existan errores significativos en los Estados Financieros ni en las transacciones no registradas.
ü Declaración de incumplimiento de parte de la entidad de cualquier con trato que pudiera afectar la razonabilidad de los Estados Financieros.
ü Reconocimiento y detalle de los eventos subsecuentes o hechos posteriores después del balance.
ü Declaración de que no existen irregularidades o actos ilegales.
ü Reconocimiento de inventarios concernientes a bienes obsoletos.
ü Reconocimiento de otros pasivos que no estén incluidos en el Balance General.
ü Declaración sobre reclamos o juicios pendientes que los asesores estimen ser defendibles.
Otros aspectos o cuestiones en las que el conocimiento de los hechos se limitan a la entidad o gerencia
Esencialmente, debe tenerse en cuenta que cuando los ítems rubros o partidas pueden ser cuantificados, la materialidad debe ser usada para determinar cuáles deberán ser incluidos en la Carta de Representación.
Si la entidad rehúsa entregar al auditor la Carta de Representación, habrá una limitación al alcance del examen y deberá ser emitida una opinión calificada. Si la entidad rehúsa firmar la Carta de Representación en razón de no comprender la terminología utilizada, podrá modificarse o discutirse su contenido hasta alcanzar su adecuado entendimiento.
Al solicitar una carta de representación de la administración, el auditor deberá pedir:
· Que sea dirigida al auditor,
· Que contenga información específica y
· Que esté apropiadamente fechada y firmada.
Una carta de representación de la administración ordinariamente estará firmada por los miembros de la administración que tengan la responsabilidad primaria de la entidad y de sus aspectos financieros (ordinariamente el funcionario ejecutivo senior y el funcionario senior de finanzas) basados en su mejor conocimiento y creencia.
· NIA 505 - CONFIRMACIONES EXTERNAS
La norma Internacional de auditoria 505 trata del uso de procedimientos de confirmación externa que debe hacer el auditor para obtener evidencia de auditoria acorde a las normas internacionales de auditoria 330 y 500.
De acuerdo con la NIA 505, el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable. Esta evidencia en forma de confirmaciones externas puede ser más confiable que la evidencia generada internamente en la entidad y permite obtener un alto nivel de confiabilidad y seguridad que requiere el auditor para responder a los riesgos significativos debidos a fraude o error.
OBJETIVO
El auditor debe diseñar e implementar procedimientos de confirmación externa para obtener evidencia de auditoria relevante y confiable.REQUISITOS
Procedimientos de confirmación externa: Los procedimientos de confirmación externa usualmente se utilizan para confirmar o solicitar información referente a saldo de cuentas, términos de acuerdos, contratos o transacciones. Cuando el auditor decide usar procedimientos de confirmación externa debe mantener el control sobre las solicitudes de confirmación externa teniendo en cuenta que se va a confirmar o solicitar, la selección de la parte confirmante y que las solicitudes se dirijan apropiadamente para que las respuestas sean directas al auditor. La solicitud debe incluir las aseveraciones que se tratan, riesgos significativos específicos, planteamiento y presentación de la solicitud, experiencia previa en la auditoria, método de comunicación, autorización de la administración y capacidad de la parte confirmante para proporcionar la información solicitada.
Entonces, el auditor debe llevar un seguimiento de la solicitud, y si es el caso de que no se ha recibido respuesta enviar una solicitud adicional.
Negativa de la administración a permitir que el auditor envié una solicitud de confirmación: Cuando la administración se niega a permitir que el auditor envié una confirmación externa, esta deberá explicar sus razones y el auditor investigar sobre la validez de dichas razones, debido a que la administración está limitando el trabajo de auditoria para obtener evidencia.
De la misma manera el auditor deberá evaluar las implicaciones que tiene la negativa de la administración para la evaluación de los riesgos y la auditoria. Como consecuencia de esa negativa el auditor debe diseñar e implementar procedimientos de auditoria alternos para obtener evidencia relevante y confiable. Cuando esto no es posible o la negativa de la administración no es razonable, el auditor deberá comunicarse con los encargados del gobierno corporativo y determinar las implicaciones para la auditoria y su dictamen.
Resultados de los procedimientos de confirmación externa: Aunque se obtenga evidencia de en fuentes externas, siempre existen circunstancias que puedan alterar la confiabilidad de la evidencia, ya que puede existir intercepción, alteración o fraude.
Si el auditor identifica factores que le generen dudas sobre la confiabilidad de la respuesta a una solicitud de confirmación externa, el auditor debe obtener mayor evidencia que le permita solucionar sus dudas. Si luego de obtener dicha evidencia, el auditor determina que la respuesta a la solicitud no es confiable, debe evaluar las implicaciones sobre la evaluación de los riesgos significativos.
De la misma manera cuando no hay respuesta a la solicitud de confirmación, el auditor debe obtener evidencia a través de procedimientos alternativos; y cuando hay excepciones, debe investigar para determinar si las excepciones indican representación errónea.Confirmaciones negativas: Las confirmaciones negativas son menos persuasivas que las positivas, por lo tanto el auditor no deberá usarlas como único procedimiento sustantivo de auditoria para tratar un riesgo a nivel aseveración, a menos que se haya evaluado el riesgo significativo como bajo y que se haya obtenido suficiente evidencia respecto a la efectividad operaria de los controles, se espera una baja tasa de excepciones y el auditor no tiene conocimiento de circunstancias que hagan que las solicitudes de confirmación sean desechadas.
Evaluación de la evidencia obtenida: Una vez implementados los procedimientos de confirmación externa, el auditor debe evaluar los resultados y si la evidencia es relevante y confiable, o si es necesaria mayor evidencia de auditoria. Entonces, el auditor puede clasificar los resultados en respuesta de la parte confirmante indicando acuerdo o proporcionando la información solicitada, respuesta no confiable, no respuesta y excepción.
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