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INFORME DE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA Rol y funciones de auditoría interna: Toda función de auditoría interna, entre otros aspectos, incluy...
martes, 24 de mayo de 2016
INFORME DE AUDITORIA INTERNA Y EXTERNA
Rol y funciones de auditoría interna:
Toda función de auditoría interna, entre otros aspectos, incluye:
· Revisiones de operaciones para verificar la autenticidad, exactitud y concordancia con las políticas y procedimientos establecidos.
· Control de los activos a través de los registros de contabilidad.
· Revisión de las políticas establecidas y procedimientos para evaluar su efectividad.
· Revisión si los procedimientos contables fueron aplicados en forma consistente con los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados.
· Auditoría de otras organizaciones con las que existen relaciones contractuales para el cumplimiento del previsto en los contratos.
· Evaluación de los cumplimientos de las estrategias.
Roles importantes
- Algunas áreas de auditoría interna establecen lo siguiente:
- Los riesgos se identifiquen y administren de manera apropiada.
- La interacción con los diversos grupos de gobierno de la organización se desarrolle de acuerdo a las necesidades.
- La información financiera, administrativa y operativa sea precisa, confiable y oportuna.
- Las acciones de la empresa se desarrollen conforme a las políticas, las normas, procedimientos, reglamentos y leyes aplicables vigentes a la fecha.
- Los recursos se adquieran de manera económica, se utilicen de manera eficiente y se protejan adecuadamente.
- Se logren desarrollar los planes y programas del alcance de los objetivos.
- Se fomente la calidad y la mejora continua.
Informe de auditoría interna
Es el documento formal que emite el Auditor Interno como resultado final de su trabajo, el cual contiene las observaciones, conclusiones y hechos de relevancia, así como sugerencias que a criterio del mismo auditor deben adoptarse para superar la debilidad en cuanto a políticas, procedimientos, riesgos y cumplimiento.
"Es un documento que oficializa los criterios del Auditor Interno sobre las deficiencias detectadas en un examen determinado".
Cada informe debe orientarse a la eficiencia y al incremento de la rentabilidad de las operaciones. Este establece conclusiones basadas en la evidencia obtenida durante la auditoría con la presentación de hallazgos y conclusiones. Además, reporta las principales áreas que requieren mejoras, siendo un marco de referencia de acción administrativa.
El Auditor Interno debe presentar un informe por escrito y firmado, cada vez que concluya un examen de auditoría. Debe además discutir conclusiones y recomendaciones antes de emitir su informe final.
Los informes deben ser precisos, objetivos, claros, concisos, constructivos, completos y oportunos. Pueden incluir recomendaciones de mejoras potenciales y los puntos de vista de los auditados respecto a las conclusiones y sugerencias emitidas por el Auditor Interno.
El informe de Auditoría Interna puede estructurarse de la siguiente manera:
- Fecha del informe: Debe ser fechado de acuerdo a la fecha de la conclusión de la revisión.
- Destinatario: Debe ser dirigido a la Junta Directiva o Gerencia de acuerdo a los niveles jerárquicos en la organización, con copia a la persona a cargo de la función que se revisó.
- Párrafo de Introducción: Debe ser utilizado para establecer la naturaleza y alcance de la auditoría, limitaciones y fecha de discusión del informe.
- Resumen de aspectos principales: En esta parte del informe se incluyen los hallazgos u observaciones, causas, efectos y sugerencias, comentarios del auditado y si es posible la identificación del riesgo detectado.
Distribución del informe
Se debe distribuir el informe final del trabajo a la gerencia de la actividad auditada y a aquellos miembros de la organización que puedan asegurar que se prestará debida atención a los resultados del trabajo y seguirán las acciones correctivas o asegurarán que se sigan las mismas. Cuando sea apropiado, puede enviarse una comunicación resumida a miembros de más alto nivel en la organización.
Se debe difundir el informe con los resultados, a las partes apropiadas. “Cierta información puede ser no apropiada para ser comunicada a todos los receptores del informe, debido a su condición de confidencial o privada, o por referirse a actos impropios o ilegales. Esta información se presenta en un informe separado. El informe se entrega al consejo de administración cuando los hechos de los que se informa implican a la alta Dirección”.
Seguimiento
El seguimiento es un proceso por el cual los auditores internos evalúan la adecuación, eficacia y oportunidad de las medidas tomadas por la dirección con relación a las observaciones y recomendaciones del trabajo, incluso aquellas efectuadas por los auditores externos y otros. Este proceso también incluye determinar si la Alta Dirección o el Consejo de Administración han asumido el riesgo de no tomar medidas correctivas sobre las observaciones informadas.
La actividad de Auditoría Interna puede hacer un seguimiento eficaz del progreso mediante lo siguiente:
Dirigir las observaciones y recomendaciones del trabajo a los niveles adecuados de la Dirección que sean responsables de llevar a cabo la acción.
Recibir y evaluar las respuestas de la Dirección y el plan de acción propuesto a las observaciones y recomendaciones, en un período razonable.
Recibir actualizaciones periódicas de parte de la Dirección con el fin de evaluar sus esfuerzos para corregir las observaciones e implementar las recomendaciones.
Recibir y evaluar información de otras unidades de la organización que tengan asignada responsabilidad en el seguimiento o las acciones correctivas.
Informar a la Alta Dirección o al Consejo de Administración sobre la situación de las respuestas a las observaciones y recomendaciones del trabajo”.
Si durante el seguimiento, el Auditor Interno determina que la Alta Dirección ha aceptado un nivel de riesgo residual que pueda ser inaceptable para la organización, debe tratar este asunto con la Alta Dirección.
El informe de auditoria es una opinión formal, expedido por un auditor interno o por un auditor externo independiente como resultado de una auditoria interna o externa o evaluación realizada sobre una entidad jurídica o sus subdivisiones (llamado "auditado"). El informe es presentado posteriormente a un "usuario" (por ejemplo, un individuo, un grupo de personas, una empresa, un gobierno, o incluso el público en general, entre otros) como un servicio de garantía para que el usuario pueda tomar decisiones basadas en los resultados de la auditoria.
Rol y funciones de auditoria externa:
Mientras que el auditor interno es responsable ante la administración, la administración es responsable de presentar informes periódicos sobre acontecimientos financieros a inversionistas o acreedores. El grupo de inversionistas puede incluir inversionista actual y potencial, así como propietarios individuales; el grupo acreedor puede incluir a proveedores, empleados, bancos, compañías de seguros, etc.
Estos informes financieros representan y trasmiten la eficiencia de la administración y su efectividad sobre los que deberán tomar decisiones los interesados. Los estados financieros básicos son los más importantes de estos informes, para dar crédito a las representaciones administrativas, contenidas en los informes financieros básicos; los interesados piden la opinión de un contador totalmente desligado de la administración llamado auditor independiente.
Definición de Informe de auditoría
Es el documento que contiene el dictamen del auditor, conjuntamente con los estados financieros de la empresa.
Es el producto terminado de una auditoría de estados financieros o áreas específicas, cuando el contador público y auditor es llamado a examinar los estados financieros preparados por una empresa, el objetivo final en su actuación profesional será el de dar un dictamen en el que se hagan constar que dichos estados presentan razonablemente, la situación financiera y los resultados de la operación y el flujo de efectivo de conformidad con principios de contabilidad generalmente aceptados o normas internacionales de información financiera.
Para estar en condiciones de dar ese dictamen de una manera objetiva y con características profesionales, el contador público y auditor necesita obtener una serie de conocimientos e informaciones sobre los propios estados financieros y sobre la empresa a que se refiere; dicho dictamen no puede emitirse sin que el contador público haya obtenido con certeza razonable, la convicción de:
- La autenticidad de los hechos y fenómenos que los estados financieros reflejan.
- Los criterios y métodos usados para reflejar en la contabilidad y en los estados financieros dichos hechos y fenómenos.
- Que los métodos usados son conforme al marco de información financiera, que la profesión acepta y que éstos han sido aplicados consistentemente.
El trabajo de auditoría tiene por consiguiente, como finalidad inmediata, el proporcionar al propio auditor los elementos de juicio y de convicción necesaria para poder dar su dictamen de una manera objetiva y profesional.
El dictamen formará parte del informe que el contador público y auditor presentará a su cliente después del examen a los estados financieros.
Importancia del Informe Auditoría
En la práctica profesional el informe es fundamental, ya que frecuentemente es lo único que el público puede ver del trabajo del contador público y auditor, y en segundo lugar, sirve para la toma de decisiones financieras y operativas del negocio.
Un informe de auditoría debe ser claro, conciso y fácil de seguir. No debe contener párrafos largos y complicados así como frases elegantes. Algunos términos técnicos necesariamente deben ser empleados, pero debe hacerse un esfuerzo para utilizar un lenguaje comercial en lugar de términos estrictamente técnico-contables. Los errores gramaticales, las faltas de ortografía y las expresiones populares son inexcusables en documentos de este tipo.
Clases de Informes
Informe Corto
El informe es corto contiene el dictamen del auditor y los estados financieros básicos, o sea el balance general, estado de resultados, estado de cambios en el patrimonio, flujo de efectivo, y sus notas.
Informe Largo
El informe es largo contiene el dictamen del auditor, los estados financieros básicos, notas a los estados financieros e información complementaria que de acuerdo a Normas Internacionales de Información Financiera no se considera necesaria para el entendimiento de los estados financieros.
El informe largo tiene el mérito de presentar a la administración un punto de vista objetivo acerca de los aspectos financieros de la empresa, basado en una cuidadosa investigación por parte de un experto independiente. Este informe es normalmente considerado como un documento confidencial al cual solo tiene acceso la administración de la empresa.
La información adicional incluida en el informe largo se encuentra menos estandarizada, pudiendo incluir cualquier análisis que el auditor estime útiles para la administración.
La naturaleza y alcance del informe complementario que debe incluirse en un informe largo dependerá, naturalmente de las necesidades especiales de la persona a quien el informe está destinado.
Tipos de Opinión a emitirse en el Dictamen
Las Normas Internacionales de Auditoría (NIA) establecen los tipos de opiniones que puede emitir un auditor al momento de auditar los estados financieros de propósito general de una empresa.
Estos tipos de opinión se dividen en dos grandes grupos que son: opinión no modificada explicada en la NIA 700 y opinión modificada, regulada en la NIA 705; asimismo, estos distintos tipos de opinión pueden llevar párrafos de énfasis o párrafos de otros asuntos, según los parámetros establecidos en la NIA 706.
De manera gráfica se puede representar los distintos tipos de opinión que el auditor puede emitir en una auditoría de Estados Financieros de la siguiente manera:
Opinión No Modificada
La opinión no modificada se encuentra en la Norma Internacional de Auditoría 700 denominada “Formación de una opinión y dictamen sobre los Estados Financieros”, cuyo objetivo es que el auditor se forme una opinión con base en una evaluación de las conclusiones de la evidencia de auditoría obtenida y expresarla claramente mediante un dictamen por escrito, que incluya la opinión del auditor sobre los estados financieros, entendidos éstos como el juego completo de estados financieros de propósito general incluyendo las notas relacionadas.
El auditor deberá formarse una opinión sobre si los estados financieros están preparados, respecto de todo lo importante de acuerdo con el marco de referencia de información aplicable, y si estos están libres de representaciones erróneas y materiales.
Opinión Modificada
El segundo tipo de opinión que puede emitir un auditor en una auditoría de estados financieros es la opinión modificada, la cual se encuentra en la Norma Internacional de Auditoría 705 denominada “Modificaciones a la opinión en el dictamen del Auditor Independiente”.
El auditor emite una opinión modificada cuando concluye que con base a la evidencia de auditoría obtenida el juego completo de los estados financieros no está libre de representación errónea material, o bien, cuando no pudo obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría para concluir que éstos están libres de representación errónea material.
La opinión modificada se subdivide en tres tipos que son: Opinión Modificada con Salvedad, Opinión Modificada con Abstención de Opinión y Opinión Modificación con Opinión Negativa.
Opinión Modificada con Salvedad
La NIA 706 establece los dos supuestos en los cuales corresponde emitir una opinión con salvedad de la siguiente manera:
a) Al haber obtenido suficiente evidencia apropiada de auditoría, concluye que las representaciones erróneas, de manera individual o colectiva, son materiales, pero no penetrantes, para los estados financieros; o
b) No puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría sobre la cual basar la opinión, pero concluye que los posibles efectos sobre los estados financieros de representaciones erróneas no detectadas, si los hubiese, podrían ser materiales, pero no penetrantes.
En cualquiera de estos dos casos el auditor deberá incluir un apartado titulado “Bases para opinión con salvedad” en donde deberá explicar las razones por las cuales emite este tipo de opinión, además deberá titular su opinión como “Opinión con Salvedad”.
Abstención de opinión
El auditor se abstendrá de emitir opinión cuando se den alguno de los iguientes dos supuestos:
a) El auditor deberá abstenerse de una opinión cuando no puede obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría sobre la cual basar la opinión, y concluye que los posibles efectos sobre los estados financieros de representaciones erróneas no detectadas, si las hubiera, podrían ser tanto materiales como penetrantes.
b) El auditor deberá abstenerse de una opinión cuando, en circunstancias extremadamente raras que impliquen varias faltas de seguridad, el auditor concluya que, a pesar de haber obtenido suficiente evidencia apropiada de auditoría respecto a cada una de las faltas de seguridad individuales, no es posible formarse una opinión sobre los estados financieros, debido a la interacción potencial de las faltas de seguridad y su posible efecto acumulativo sobre los estados financieros.
En el primer supuesto, si luego de aceptada una auditoría el auditor sufre limitaciones al alcance de su trabajo deberá comunicarlo al gobierno corporativo y deberá determinar si es posible realizar procedimientos alternativos para obtener suficiente evidencia apropiada de auditoría.
Opinión Negativa
La NIA 705 señala que el auditor deberá emitir una opinión negativa cuando:
El auditor deberá expresar una opinión negativa cuando, al haber obtenido suficiente evidencia apropiada de auditoría, concluye que las representaciones erróneas, individualmente o en conjunto, son tanto materiales como penetrantes para los estados financieros.
Cuando el auditor concluye que los estados financieros contienen representaciones erróneas materiales y penetrantes deberá emitir un opinión negativa, y para ello debe incluir un párrafo titulado “Bases para la opinión negativa” donde debe explicar los motivos por los cuales emite este tipo de opinión.
Conjuntamente deberá declarar en su párrafo de opinión, que debido a la importancia de o los asuntos descritos en el párrafo Bases para la opinión negativa los estados financieros no están presentados razonablemente (o no presentan un punto de vista verdadero y razonable), de acuerdo con el marco de referencia aplicable de información financiera, al informar de acuerdo con un marco de referencia de presentación razonable; o bien, que los estados financieros no han sido preparados, en todos los aspectos importantes, de acuerdo con el marco de referencia aplicable de información financiera, al informar de acuerdo con un marco de referencia de cumplimiento.
Asimismo, deberá modificar el párrafo de responsabilidad del auditor a fin de declarar que cree que la evidencia de auditoría que ha obtenido es suficiente y apropiada para proporcionar una base para la opinión modificada del auditor sobre la auditoría.
Párrafos de Énfasis y Otros Asuntos
La NIA 706 denominada “Párrafos de énfasis y párrafos de otros asuntos en el dictamen del auditor independiente”, pretende orientar al auditor cuando una vez que se ha formado su opinión (modificada o no modificada) considera que existe un asunto que sea necesario llamar la atención, a través de un párrafo adicional a su opinión.
Los párrafos de énfasis y otros asuntos se dan cuando el auditor considera necesario:
a) Llamar la atención de los usuarios hacia un asunto o asuntos presentados o revelados en los estados financieros, cuya importancia es fundamental para que los usuarios puedan entender los estados financieros; o
b) Llamar la atención de los usuarios hacia algún asunto o asuntos adicionales a los presentados o revelados en los estados financieros, que son importantes para que los usuarios puedan entender la auditoria, las responsabilidades del auditor o el dictamen del auditor.
Por párrafo de énfasis se entiende aquel que incluye el auditor en su dictamen que se refiere a un asunto presentado o revelado de manera apropiada en los estados financieros que a juicio del auditor revisten de tal importancia que es fundamental para que los usuarios puedan entender los estados financieros; ahora bien, ello siempre y cuando haya obtenido suficiente evidencia de auditoría de que el asunto no tiene representaciones erróneas en los estados financieros. Dicho párrafo deberá referirse únicamente a la información presentada o revelada en los estados financieros.
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